仕事が先送りされる原因のひとつにタスク管理の失敗があります。もちろんスケジューリングは他人との約束が中心なので変更できないことも多いのですがタスクは自分ひとりでやる仕事なので管理に失敗するとそのタスクはいつまでもタスク管理表に居座って動かなくなります。
自分ひとりでやる仕事は先送りされやすい
タスクの裏には関連づけられた仕事があります。そのタスクが仕事と関連づけられない紐の切れたタスクは本来はあり得ないのですが現実には先送りされたタスクは関連づけが消えています。
projectタスク階層が深くなると仕事はなかなか進捗しないものです。それは会社のことなので個人的なレベルでのタスク管理とは違いますね。期限が近づけば経営資源である人材を投入できますし・・・
ところで仕事を抱え込みすぎた場合は部下に委任しなければなりません。ここまではっきりとしたタスクならそれほど問題はないとも言えそうです。
タスクが仕事に紐づけられていないなんて嘘だとしか思えないというのなら仕事の段取りが上手いタイプの出来るビジネスマンなのでしょう。ですが先送りタスクの多くはその仕事の具体的な内容がイメージできないケースも多いようです。
日程表やタスク管理表に書いてはいてもスケジューリングの段階で明確さのないケースが多いのですがそれはタスクとして手帳などに記載された事柄が具体的ではないことが原因なのかもしれません。
スケジューリングの段階でこなすタスクに具体性がなければイメージ出来ません。取りかかりようがないということなのでしょう。
仕事が進まないイメージ不足のタスク達
イメージされないタスクは実行する気がなくなってしまいます。イメージがないタスクは大きすぎるタスクだともいわれています。ほとんど先送りタスクとなってしまう先送りタスク予備軍なのでしょう。
たとえばトレーに入っている郵便物を処理することなどもそんな例なのかもしれません。溜まってしまった郵便物の山をみてげんなりすることもありそうです。
溜まったのは多忙というか忙しすぎてその郵便物の整理を後回しにしたからなのでしょう。後で・・・実は後でというタスクはほとんど切羽詰まるまで着手されないようです。
気が重くなるのは整理するための基準が出来ていないことも関係がありそうです。気分で基準を作ると毎回新しく基準を設定しなければなりません。
基準としては急ぎか後でもいいのか！とかクレームなのか後で参考に読もうと思っていた広告なのか明確でないことも多いのでしょう。
今回は広告を読んでから送られた資料を後で処理ボックスに入れてしまうなどは時間の無駄でしかありません。
頭の中にイメージとして区分けする基準を作ることが段取り上手になる秘訣なのでしょう。このイメージがアバウトだと全体にやらなければならない気がしてなんとなく後回しにされてタスク管理表の日付を先送りしたくなってしまいます。
やらなくても日付を翌日にしてしまえば今日のタスクではなくなります。そして明日も先送りしたりもして・・・
こういった事態を防止するためにはどう分類するのかなどの基準は最初に考えて決めておくほうが効率的ですね。
でないとやる気の無さが先送りするごとに膨らんでゆきある時愕然とする羽目に陥ることも多いからでしょう。
郵便物は机の上にトランプのカードのように広げてそれを分類基準ごとに区分けすれば簡単にゲーム感覚でリラックスしながら楽しく作業ができます。
タスクはあまり大雑把にしておかないことが大切ですね。今できるレベルまでブレークダウンしなければいつでもイメージ的に膨らんだ負担に追い詰められてストレスのもとになってしまいそうです。
いかがでしたか？大きすぎるタスクの塊は細分化するのがポイントだとされています。ですがその細分化する基準がイメージできていないければ手帳に書かれたタスクリストは単なる文字の列でしかありません。文字列ではイメージが湧いてきませんね。具体的になにをやるのかという分解作業はタスクを先送りしないためには大切なポイントなのでしょう。
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